Kurz gesagt
- Ohne Personenbezug (Texte entwerfen, umformulieren, Ideen) ist ChatGPT im Betrieb meist unproblematisch.
- Personenbezogene Daten nur in eine Business-Version mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung – nie ins private Gratis-Konto.
- Geschäftsgeheimnisse (Preise, Kalkulationen, Verträge) gehören in kein Werkzeug, das nicht vom Betrieb freigegeben ist.
- Regeln + Schulung: eine Seite Nutzungsregeln und eine kurze Schulung lösen die meisten Probleme.
Das eigentliche Risiko: das private Konto
Das Problem ist selten ChatGPT selbst, sondern wie es genutzt wird. Wer mit dem privaten, kostenlosen Konto arbeitet, kopiert schnell eine Kunden-E-Mail mit Name, Adresse und Auftragsnummer hinein. Damit verlassen personenbezogene Daten den Betrieb – ohne Vertrag, ohne Kontrolle und je nach Einstellung auch zum Training des Modells.
Hinzu kommt: Kündigt der Mitarbeiter, bleibt der gesamte Verlauf in seinem privaten Konto.
Welche Daten dürfen hinein?
| Art der Daten | Privates Gratis-Konto | Business-Version mit Vertrag |
|---|---|---|
| Allgemeine Texte, Ideen, Formulierungen | ja | ja |
| Interne, aber unkritische Infos (z. B. Ablauf beschreiben) | besser nicht | ja |
| Namen, Kontaktdaten von Kunden oder Mitarbeitern | nein | nach interner Freigabe |
| Gesundheitsdaten, Bewerbungen, Personalakten | nein | nur mit eigener Prüfung – im Zweifel nein |
| Passwörter, Zugangsdaten | nie | nie |
Ein einfacher Trick hilft fast immer: Namen ersetzen. „Schreib eine freundliche Zahlungserinnerung an Kunde A, Rechnung vom 3. Oktober“ funktioniert genauso gut wie mit echtem Namen.
Welche Version brauchen Sie?
Die großen Anbieter – OpenAI (ChatGPT), Microsoft (Copilot), Google (Gemini), Anthropic (Claude) – bieten neben den Privatversionen eigene Tarife für Unternehmen an. Achten Sie bei der Auswahl auf:
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) – ohne ihn keine personenbezogenen Daten
- Kein Training mit Ihren Eingaben – bei Business-Tarifen üblicherweise Standard, trotzdem prüfen
- Firmenkonten statt privater Konten – Zugänge verwalten, bei Austritt sperren
- Serverstandort – wo möglich EU-Datenhaltung wählen
Nutzen Sie bereits Microsoft 365, ist der KI-Chat oft schon enthalten, wenn sich Mitarbeiter mit dem Firmenkonto anmelden. Das ist für viele kleine Betriebe der einfachste Einstieg.
Wichtige Einstellungen bei privaten Konten
Wo private Konten (noch) verwendet werden – etwa für Texte ohne Personenbezug –, sollte zumindest die Verwendung der Eingaben zum Training abgeschaltet sein. Bei ChatGPT finden Sie das in den Einstellungen unter „Datenkontrollen“. Die Bezeichnungen ändern sich gelegentlich; prüfen Sie die Einstellung daher regelmäßig.
Fünf Schritte für Ihren Betrieb
- 1
Nachfragen
Wer nutzt welche KI-Werkzeuge wofür – offen fragen, ohne Vorwürfe.
- 2
Werkzeug wählen
Eine Business-Version mit Vertrag auswählen und Firmenkonten anlegen.
- 3
Regeln festlegen
Eine Seite: erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, Prüfpflicht. Vorlage hier.
- 4
Schulen
Kurze Schulung für alle, die KI nutzen – und dokumentieren (Art. 4 KI-Verordnung).
- 5
Eintragen
Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, wofür KI-Dienste eingesetzt werden – wie bei jedem anderen Dienstleister.
Häufige Fragen
Darf ich ChatGPT im Betrieb überhaupt verwenden?
Ja. Entscheidend ist, welche Daten Sie eingeben. Allgemeine Texte ohne Personenbezug sind unproblematisch. Für Kunden- oder Mitarbeiterdaten brauchen Sie eine Business-Version mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und klare interne Regeln.
Reicht es, im kostenlosen ChatGPT das Training abzuschalten?
Für private Nutzung hilft das. Für personenbezogene Daten im Betrieb reicht es nicht: Es fehlt in der Regel der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und das Konto gehört dem Mitarbeiter, nicht dem Betrieb.
Müssen Mitarbeiter geschult werden?
Ja. Seit 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der EU-KI-Verordnung, dass Betriebe für ausreichende KI-Kompetenz der Mitarbeiter sorgen, die KI-Werkzeuge nutzen. Dazu gehört auch das Wissen, welche Daten nicht hineingehören.
KIBER Consulting
Sie möchten das nicht allein umsetzen?
Ich richte die passenden Werkzeuge ein, schreibe mit Ihnen die Nutzungsregeln und schule Ihr Team – vor Ort in der Steiermark.
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- Betrug mit KI erkennen: falsche Stimmen, Fake-Videos, Promi-WerbungWie die neuen Maschen funktionieren – und mit welchen einfachen Regeln Sie sich und Ihre Familie schützen.
Allgemeine Information, Stand 10. November 2026. Ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.