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Ratgeber · Vorlage

KI-Nutzungsregeln für den Betrieb – Vorlage zum Kopieren

Eine Seite, die jeder im Betrieb versteht. Kopieren Sie die Vorlage, passen Sie die markierten Stellen an – und besprechen Sie sie kurz im Team.

Lukas Pratter · 10. November 2026

Worauf es ankommt

  • Kurz: eine Seite, die gelesen wird, ist besser als zehn, die niemand liest.
  • Konkret: Namen der erlaubten Werkzeuge, Beispiele für verbotene Daten.
  • Mit Ansprechpartner: wer entscheidet über neue Werkzeuge und hilft bei Fragen.
  • Bestätigt: Mitarbeiter bestätigen Erhalt und Schulung – das ist Ihr Nachweis.

Die Vorlage

Stellen in [eckigen Klammern] anpassen. Mit dem Knopf kopieren Sie den gesamten Text.

KI-Nutzungsregeln der [Firma]
Gültig ab [Datum] · Ansprechpartner: [Name, Telefon, E-Mail]

1. Wofür wir KI nutzen
Wir nutzen KI-Werkzeuge, um Routinearbeit zu erleichtern: Texte entwerfen,
zusammenfassen, übersetzen, Ideen sammeln. Entscheidungen treffen Menschen.

2. Erlaubte Werkzeuge
Nur diese Werkzeuge mit Firmenkonto: [z. B. Microsoft 365 Copilot Chat]
Neue Werkzeuge vorher mit [Ansprechpartner] abklären – auch kostenlose.
Private KI-Konten nutzen wir nicht für betriebliche Daten.

3. Diese Daten gehören NIE in ein KI-Werkzeug
- Passwörter, Zugangsdaten, Kontodaten
- Gesundheitsdaten, Personalakten, Bewerbungen
- [Preise, Kalkulationen, Verträge, Rezepturen, Pläne]
Namen und Kontaktdaten von Kunden nur in freigegebene Werkzeuge
und nur, wenn es für die Aufgabe nötig ist. Wo möglich: "Kunde A".

4. Jedes Ergebnis wird geprüft
KI kann sich irren und Fakten, Zahlen oder Quellen erfinden.
Was den Betrieb verlässt, prüft die Person, die es verschickt:
Stimmt es? Passt es? Fehlt etwas? Dürfen wir das so verwenden?

5. Ehrlich gegenüber Kunden
Chatbots und automatische Antworten sind als KI erkennbar.
Täuschend echte KI-Bilder, -Videos oder -Stimmen kennzeichnen wir.
Wir erzeugen keine Inhalte über echte Personen ohne deren Zustimmung.

6. Fehler melden
Auffällige oder falsche Ergebnisse und versehentlich eingegebene
vertrauliche Daten melden wir sofort an [Ansprechpartner].
Fehler passieren – verschweigen ist das Problem.

7. Schulung
Wer KI-Werkzeuge nutzt, nimmt an einer Schulung teil
(Art. 4 EU-KI-Verordnung). Teilnahmen werden dokumentiert.

Gelesen und verstanden:
Name: ______________________  Datum: __________  Unterschrift: __________

So führen Sie die Regeln ein

  1. 1

    Anpassen

    Werkzeuge, Ansprechpartner und Beispiele aus Ihrem Betrieb eintragen.

  2. 2

    Besprechen

    15 Minuten im Team: Was ist erlaubt, warum gibt es die Regeln?

  3. 3

    Schulen

    Eine kurze Schulung zeigt, wie man KI sicher und sinnvoll nutzt.

  4. 4

    Bestätigen lassen

    Unterschrift bzw. Bestätigung ablegen – zusammen mit den Schulungszertifikaten.

Typische Fehler

  • Totalverbot: Mitarbeiter nutzen KI dann heimlich – mit privaten Konten und ohne Regeln.
  • Zu allgemein: „Sensible Daten nicht eingeben“ versteht jeder anders. Nennen Sie Beispiele.
  • Kein Werkzeug freigegeben: Wer Regeln aufstellt, sollte auch ein sicheres Werkzeug zur Verfügung stellen.

Mehr zum Datenschutz bei KI-Werkzeugen lesen Sie im Artikel ChatGPT im Betrieb datenschutzkonform nutzen, zur Schulungspflicht auf der Seite KI-Kompetenz nach Art. 4.

Häufige Fragen

Sind KI-Nutzungsregeln gesetzlich vorgeschrieben?

Eine eigene Pflicht für ein solches Dokument gibt es nicht. Schriftliche Regeln sind aber der einfachste Weg, Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und – zusammen mit einer Schulung – die KI-Kompetenz nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung nachvollziehbar zu machen.

Braucht es dafür eine Betriebsvereinbarung?

Das hängt vom Einzelfall ab. Werden mit KI-Werkzeugen etwa Leistung oder Verhalten von Mitarbeitern kontrolliert, kann die Mitbestimmung des Betriebsrats berührt sein. Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn am besten früh ein.

Wie oft sollten die Regeln überarbeitet werden?

Bei jedem neuen Werkzeug und sonst etwa einmal im Jahr. Neue Mitarbeiter sollten die Regeln beim Einstieg erhalten und bestätigen.

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Sie möchten das nicht allein umsetzen?

Ich richte die passenden Werkzeuge ein, schreibe mit Ihnen die Nutzungsregeln und schule Ihr Team – vor Ort in der Steiermark.

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Allgemeine Information, Stand 10. November 2026. Ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.